1. Définir le message et les résultats souhaités

Dans un premier temps, définissez le message que vous souhaitez faire passer et les résultats que vous souhaitez obtenir à la suite de cette cérémonie. Pour cela, prenez le temps et choisissez un thème qui ressemble aux valeurs de l’entreprise. Par exemple, si vous souhaitez mettre l’accent sur la RSE ou vos engagements environnementaux, choisissez alors un lieu écoresponsable. Si vous voulez annoncer de nouvelles acquisitions dans d’autres pays, préférez un environnement plus international.

2. Définir une date et un lien qui conviennent à la majorité

Ensuite, définissez une date et un lieu qui conviennent à la majorité. Le lieu doit être adapté aux nombre d’invités que vous invitez. Si vous conviez la famille de vos employés, préparez un espace pour les enfants par exemple. Pensez également à prévoir des solutions de covoiturage. Cela permettra au plus grand nombre de venir et à montrer que vous êtes soucieux de l’environnement.

3. Créer un comité de planification

N’oubliez pas de créer un comité de planification. L’organisation d’une cérémonie de vœux peut s’avérer prenante. Ainsi, entourez-vous sur la base du volontariat et réunissez-vous régulièrement pour échanger toutes les informations relatives à votre événement. N’hésitez pas à vous faire aider par les nombreux outils en ligne qui existent.

4. Préparer les documents essentiels

Pour s’assurer du bon déroulement de la soirée, élaborez un programme en listant les différentes animations prévues. Plus le conducteur technique sera précis, plus vous maîtriserez votre soirée. YourDay permettra de communiquer entre vous. Mais aussi de transmettre le programme aux participants grâce à son module prévu cet effet.

N’oubliez pas de prévoir un dossier logistique générale relatif à la sécurité, aux déclarations préalables obligatoires (prévenir les autorités locales, la demande d’autorisation de débit de boisson temporaire…) ou encore la signalétique.

5. Intégrer vos partenaires à l’organisation de la soirée

Intégrez vos partenaires à l’organisation de la soirée afin de satisfaire leurs demandes. Le module quiz ou questionnaire sur l’application YourDay vous permettra d’obtenir facilement ses informations. Après tout, il s’agit de leur soirée aussi.

6. Assurer le jour J

Une fois l’organisation terminée, il ne vous reste plus qu’à assurer le jour J. Facilitez la vie de vos invités en créant une App d’accueil avec l’application Yourday. Pour plus de conseils, n’hésitez pas à lire l’article “ créer une application événementielle personnalisée : avantages et conseils”