Avant toute chose, qu’est-ce qu’un rétroplanning d’événement ? Ce document se présente comme un programme qui aide à l’organisation, sorte de frise chronologique à respecter dans une stratégie événementielle. Souvent, de nombreux d’intervenants participent sur différents objectifs pour élaborer un événement. Le rétroplanning d’événement est donc l’occasion de mettre à plat tout ce qu’il faut planifier avec des informations essentielles. C’est un outil de gestion de projet efficace, à la condition qu’il soit bien rempli. Vous pouvez le constituer via un logiciel automatique, un calendrier éditorial ou vous pouvez le créer vous-même sur un Tableur Excel par exemple.

Rétroplanning d’événement : quelles infos y mettre ?

Un rétroplanning d’événement suit une construction logique, chaque colonne est constituée d’un objectif :

• les dates de fin de projet ;
• la liste des participants ;
• les responsables nommés pour chaque préparatif ;
• les différentes tâches selon vos besoins (thème de la soirée, lieux, adresses, médias, traiteurs) ;
• le statut d’avancement (pas commencé, en cours, terminé…).

En respectant ces conseils pour monter votre rétroplanning, vous assurez un peu plus la réussite de votre événement ! Il accorde un suivi complet de ce qu’il se passe. Bien évidemment, il faut le mettre à jour régulièrement pour connaître le stade d’avancement et être efficace.

Quels sont les bénéfices d’un rétroplanning pour un événement ?

• Avoir de la visibilité sur l’ensemble du projet ;
• Optimiser son temps et les ressources pour éviter les imprévus (retard, dépenses inutiles) ;
• Le rétroplanning d’événement offre une structure claire et une méthode de travail organisée ;
• Anticiper l’événement pour réduire le stress.

En construisant votre rétroplanning ainsi, vous pourrez dégager du temps pour vous concentrer sur d’autres tâches plus urgentes ou importantes.

YourDay, votre rétroplanning d’événement dans la poche

Encore mieux qu’un simple rétroplanning, YourDay centralise tout au même endroit dans une App personnalisée, accessible où que vous soyez. L’organisation de votre événement ne dépend que d’une Welcome App réalisable en seulement quelques clics. Des modules conçus sur-mesure qui remplacent votre ancienne to do list. Des réponses instantanées de la part de vos collaborateurs/clients grâce au formulaire RSVP dynamique et même la possibilité de concevoir des campagnes d’emailing pour partager toutes les informations importantes.

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