1. Définir l’objectif final et la date de votre événement

La première étape pour créer un rétroplanning événementiel consiste à fixer l’objectif final et la date butoir. Sans ces éléments, le rétroplanning n’a pas de direction. Commencez par la date de l’événement et revenez en arrière pour détailler chaque étape clé (c’est de là que vient le terme “rétro”).

Astuce : pour choisir la date, prenez en compte le temps de réalisation et même les prévisions météorologiques !

2. Décomposer l’événement en tâches

Ici, il s’agit de faire une liste de toutes les étapes nécessaires à la concrétisation de votre événement. Il faudra essayer d’être le plus précis possible, de décomposer au maximum les tâches pour créer un rétroplanning événementiel efficace.

Astuce : pensez aussi à repérer les interdépendances entres les tâches, cela vous aidera par la suite.

3. Estimer le temps nécessaire pour chaque tâche

Cette phase est un peu complexe, car il s’agit réellement d’une estimation. Il faut prendre chaque tâche une par une et lui attribuer un temps en étant le plus réaliste possible. Peu importe qu’il se compte en heure, en jour ou en semaine, toutefois il faut toujours avoir la deadline en tête.

Astuce : prenez en compte les contraintes de temps, les ressources disponibles et les éventuels retards.

4. Organiser les tâches dans l’ordre chronologique

Il faudra ensuite déterminer l’ordre d’exécution des tâches dans votre rétroplanning événementiel tout en leur attribuant à chaque fois une date de début et de fin. Assurez-vous bien que chaque tâche a suffisamment de temps pour être réalisée avant la prochaine.

Astuce : à la fin de cette étape vérifiez la faisabilité de chaque élément.

5. Adapter et ajuster le rétroplanning événementiel

L’adaptabilité est le maître mot de l’organisation. Il est donc primordial d’ajuster en permanence votre rétroplanning événementiel en fonction des contraintes qui surviennent et de faire preuve de flexibilité.

Astuce : Réalisez toutes les étapes très méticuleusement, en essayant de prévoir toutes les situations, pour avoir un minimum de changement à réaliser.

Ça y est, votre rétroplanning événementiel est créé ! Envie d’aller encore plus loin dans l’organisation ? Essayez YourDay, qui vous permet de générer votre application personnalisée en quelques clics pour centraliser toutes les infos de votre événement au même endroit.