Qui désigner pour accueillir vos correspondants Chinois ?

Les Chinois ont un sens aigu de la hiérarchie. Ils seront particulièrement honorés d’être accueillis puis pris en charge par une personne considérée comme « importante ». 
N’hésitez pas à faire valoir les titres et statuts des interlocuteurs lors des présentations. 
Les Chinois ne s’attendent pas à ce que les personnes plus haut placées les suivent partout, mais une première prise de contact lors de leur arrivée peut instaurer dès le départ des relations positives.

Utilisez les salutations appropriées…

Ce n’est pas un mythe, dans la culture chinoise, les salutations sont importantes. Utilisez des formules de politesse telles que Bonjour “Ni Hao” (prononcez Ni HAO) et au revoir “Zai Jian” (prononcez Zaille Jianne ). Vous pourrez toujours apprendre quelques phrases basiques en mandarin pour montrer votre intérêt et votre respect. Un traducteur sera, en outre, le bienvenu afin de faciliter la communication et de garantir une compréhension mutuelle… Ainsi que la bonne gestuelle.

Au lieu de serrer la main, hochez la tête en signe de salutation et présentez à vos invités Chinois les documents à deux mains. En retour les Chinois s’inclineront avec retenue. S’ils vous rencontrent pour la première fois les Chinois auront une attitude réservée sans effusion particulière. Si une relation est déjà établie, les Chinois peuvent se montrer très souriants et détendus. Les Européens peuvent être parfois gênés par le sourire figé qu’affichent les Chinois lors de premières rencontres. Ce sourire appelé « Mianzi » est une marque de respect qui a pour objectif de canaliser leurs émotions voire leur propre gêne. Cela évoluera vite.
 Évitez aussi les élévations de voix ou les gestes exagérés lors de la communication, cela pourrait être perçu comme une perte de contrôle.

L’importance des chiffres pour les chinois

En Chine les chiffres ont une valeur et une signification. Il est, par exemple, recommandé de ne pas leur attribuer le numéro 4 pour une chambre, une table, etc… Pourquoi nous diriez-vous ? Tout simplement car sa prononciation est la même que celle du mot…mort, et les Chinois sont très superstitieux. Comme nous n’avons pas de rang 13 dans les avions, ils n’ont pas de rang 4. Afin d’éviter toute assimilation avec ce dernier, évitez de placer vos clients chinois dans une chambre ou un étage comportant ce chiffre “maudit”. Favoriser l’utilisation du numéro 6 – synonyme de bonheur-  ainsi que le 8 – symbole de prospérité-. Pour la petite histoire, ces deux chiffres sont très convoités en Chine si bien qu’ils se retrouvent dans de nombreux numéros de téléphones et adresses web.

Les couleurs sont également importantes. Evitez de porter des vêtements de couleur blanche, couleur du deuil en Chine, le rouge est la couleur fétiche. Si vous leur offrez de petits cadeaux, c’est la couleur à privilégier.

Comment démarrer une conversation professionnelle ?

La culture Chinoise est une culture relationnelle, il est essentiel de consacrer du temps à la « mise en confiance ». Prévoyez de passer du temps avec eux dès leur arrivée, en les invitant au restaurant, en leur faisant visiter la ville. Ce temps passé ensemble a pour objectif de mieux se connaître et d’apprendre à se faire confiance. Les premiers sujets d’échanges sont en général d’ordre général : les monuments, l’histoire, la famille, la nourriture….
Les sujets business arriveront dans un second temps. Il serait impoli de commencer trop tôt des négociations par exemple. Les Chinois apprécient de connaître leurs partenaires commerciaux sur le plan personnel, cela favorise des futurs accords.

Comment les recevoir le premier soir ?

Envisager recevoir vos interlocuteurs Chinois à votre domicile peut s’avérer périlleux. Si une invitation « à la maison » est envisageable après quelques jours, nous ne le conseillons pas dans les premiers instants. Les Chinois apprécieront que vous les invitiez dans des restaurants typiques en leur expliquant les particularités de la gastronomie française, sans leur imposer des clichés (cuisses de grenouilles, langue de bœuf…) qui pourraient les dégouter sans qu’ils n’osent le dire. Les cultures asiatiques en général ne sont pas habituées à commander un plat copieux par personne. Ils seront ravis que vous vous soyez chargé de commander des plats à partager diversifiés qui satisferont tous les goûts et leur curiosité.
Les toasts sont une tradition courante lors des repas en Chine. N’hésitez donc pas à prévoir des boissons alcoolisées et proposer des toasts en levant les verres avec eux pour célébrer l’occasion. Si vous ne buvez pas d’alcool, trinquez quand même avec eux et délaissez votre verre discrètement.

Le rapport à la ponctualité

Dans le même esprit que leur voisin nippons, les Chinois accordent une grande importance à la ponctualité. Veillez à être à l’heure pour les réunions et les événements. Cela démontre votre engagement et votre respect envers votre partenaire ou client chinois.
Les Chinois apprécient que l’on s’occupent d’eux notamment pour les formalités administratives (check in, réservations…). Ces services rendus faciliteront les relations.

Quelle visite leur proposer lors de leur séjour ?

Il y a environ dix ans, la grande majorité des touristes étaient en voyage organisé, se déplaçant en autocar et suivant un itinéraire intense (10 pays en 8 jours, 12 pays en 10 jours). Aujourd’hui, plus de la moitié des touristes, avec un certain pouvoir d’achat, choisissent de voyager de manière indépendante (en famille avec un enfant et des personnes âgées, en couple ou entre amis) et passent plusieurs nuits dans la même ville, découvrant ainsi “l’art de vivre à la française”. Ce qui vous permettra de leur faire découvrir davantage d’expériences et de lieux à voir avant ou après votre événement.
Les Chinois aiment les monuments historiques et plus particulièrement les châteaux. Si vous prévoyez cela dans votre événement :  les visites doivent être courtes et idéalement comporter un « privilège » qui leur sera réservé… A l’instar d’un verre dans le cour du château ou encore la visite d’une salle fermée aux autres visiteurs…

Faut-il systématiquement offrir un cadeau ?

En Chine, la tradition du cadeau est courante et très codifiée. Si vous souhaitez exprimer votre hospitalité et votre gratitude, offrir un petit cadeau peut être une belle attention de bienvenue. Attendez-vous à ce que vos interlocuteurs vous remercient chaleureusement du cadeau mais ne l’ouvre pas devant vous. Il ne s’agit pas d’un manque d’intérêt de leur part mais au contraire d’une marque de respect. Si le cadeau ne leur plait pas ou les met mal à l’aise, ils auraient peut être du mal à le cacher, ils préfèrent donc ouvrir votre cadeau seul. Ils ne manqueront pas de vous en reparler.